Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Introducción

FIDEL360 ("nosotros", "nuestro" o "la Plataforma") se compromete a proteger la privacidad y seguridad de los datos personales de nuestros usuarios. Esta Política de Tratamiento de Datos Personales describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos su información personal en cumplimiento con la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales de Colombia) y el Decreto 1377 de 2013.

Este documento se complementa con los Términos de Servicio, que regulan el uso de la plataforma, y con la Política de Reembolso, que regula las cancelaciones, el derecho de retracto y las devoluciones de dinero.

2. Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales es:

2.1 Datos Cargados por las Firmas Contratantes: FIDEL360 como Encargado

FIDEL360 es una plataforma de gestión jurídica que presta servicios a firmas y despachos de abogados ("firmas contratantes"). Respecto de la información que las firmas contratantes cargan, capturan o gestionan en la plataforma sobre sus propios clientes, contrapartes, reclamantes, contactos y demás terceros (expedientes, documentos, formularios, contactos de CRM, grabaciones, transcripciones e historias clínicas y demás documentos médicos cargados para análisis, que pueden contener datos sensibles de salud), FIDEL360 actúa como Encargado del Tratamiento y el Responsable del Tratamiento es la firma contratante que recolectó la información.

En consecuencia, frente a dicha información FIDEL360:

• La trata únicamente por cuenta y según las instrucciones de la firma contratante.
• No la utiliza para fines propios, comerciales ni publicitarios.
• Le aplica las mismas medidas de seguridad descritas en esta política.
• La suprime o la devuelve a la firma contratante al terminar el servicio, en los plazos descritos en la sección 7.2.

Si usted es cliente o contacto de una firma que utiliza FIDEL360 y desea ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos, debe dirigir su solicitud a dicha firma, que es la responsable del tratamiento. Si recibimos su solicitud directamente, la remitiremos a la firma correspondiente y colaboraremos con ella para atenderla.

3. Definiciones

Para efectos de esta política, se entenderá por:

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.
• Dato Sensible: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

4. Principios del Tratamiento

FIDEL360 aplica los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

• Legalidad: El tratamiento se realiza conforme a la ley colombiana vigente.
• Finalidad: Los datos se tratan para propósitos legítimos, informados al titular.
• Libertad: El tratamiento solo procede con autorización previa del titular.
• Veracidad: La información debe ser veraz, completa y actualizada.
• Transparencia: El titular puede conocer la existencia del tratamiento en cualquier momento.
• Acceso y Circulación Restringida: Los datos solo son accesibles a personas autorizadas.
• Seguridad: Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos.
• Confidencialidad: Los datos se tratan de forma reservada.

5. Datos que Recolectamos

5.1 Datos de Identificación

• Nombre completo
• Documento de identidad
• Correo electrónico
• Número de teléfono
• Dirección
• Información profesional (tarjeta profesional de abogado)

5.2 Datos de Uso del Servicio

• Información de acceso (fecha, hora, IP)
• Actividad en la plataforma
• Procesos judiciales gestionados
• Documentos almacenados
• Preferencias de usuario

5.3 Datos de Pago

• Información de facturación
• Historial de transacciones
• Método de pago (procesado por terceros autorizados)

5.4 Datos Recolectados a Través de la Aplicación Móvil

Cuando usted utiliza la aplicación móvil de FIDEL360 y lo autoriza expresamente mediante los permisos del sistema operativo, podemos recolectar:

• Cámara: fotografías que usted tome dentro de la aplicación para adjuntar documentos y soportes a los expedientes. La cámara solo se activa cuando usted la usa; nunca en segundo plano.
• Micrófono: grabaciones de voz que usted inicie voluntariamente (notas de voz, dictados, grabación de audiencias o reuniones para transcripción y conversación por voz con el asistente Ángela). La aplicación muestra un indicador visible mientras graba y usted puede pausar, detener o descartar la grabación en cualquier momento.
• Galería de fotos: imágenes y archivos que usted seleccione para adjuntarlos a expedientes o comunicaciones.
• Token de notificaciones: un identificador del dispositivo emitido por Apple o Google, usado exclusivamente para enviarle notificaciones del servicio.

6. Finalidades del Tratamiento

Sus datos personales serán utilizados para:

1. Prestar los servicios de gestión jurídica contratados.
2. Crear y administrar su cuenta de usuario.
3. Procesar pagos y facturación.
4. Enviar notificaciones relacionadas con el servicio (actuaciones judiciales, vencimientos, tareas).
5. Brindar soporte técnico y atención al cliente.
6. Mejorar nuestros productos y servicios.
7. Enviar comunicaciones comerciales (con su consentimiento previo).
8. Cumplir con obligaciones legales y regulatorias.
9. Prevenir fraudes y actividades ilícitas.
10. Realizar análisis estadísticos y de uso (datos anonimizados).

7. Derechos del Titular

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

• Conocer: Acceder a sus datos personales que hemos recopilado.
• Actualizar: Rectificar datos inexactos o incompletos.
• Rectificar: Corregir información errónea.
• Suprimir: Solicitar la eliminación de sus datos cuando no sean necesarios.
• Revocar: Retirar la autorización para el tratamiento.
• Oponerse: Rechazar el tratamiento para ciertas finalidades.
• Portabilidad: Solicitar copia de sus datos en formato estructurado.

7.1 Procedimiento para Ejercer sus Derechos

Para ejercer cualquiera de estos derechos, puede enviar una solicitud a contacto@fidel360.com indicando:

1. Nombre completo y documento de identidad.
2. Descripción clara del derecho que desea ejercer.
3. Dirección de correo electrónico para respuesta.
4. Documentos que soporten la solicitud (si aplica).

Responderemos su solicitud en un plazo máximo de quince (15) días hábiles.

7.2 Plazos de Retención y Supresión de Datos

Conservamos sus datos personales únicamente durante el tiempo necesario:

• Datos de cuenta y perfil: mientras la relación contractual con la firma contratante esté vigente. Al terminar el servicio, los datos quedan disponibles para descarga durante treinta (30) días y luego se suprimen de los sistemas activos.
• Expedientes, documentos y contenido de usuario: mientras el servicio esté vigente o hasta que el usuario autorizado los elimine desde la plataforma.
• Grabaciones de audio y transcripciones: hasta que el usuario las elimine desde la plataforma (la eliminación borra el audio original, el texto y los archivos generados) o hasta la terminación del servicio.
• Registros de acceso y actividad: hasta doce (12) meses, con fines de seguridad y auditoría.
• Copias de respaldo: los respaldos automáticos se rotan y eliminan en un ciclo máximo de treinta (30) días.
• Información de facturación: durante los términos exigidos por la normatividad tributaria y comercial colombiana.

Adicionalmente, usted puede solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento mediante el procedimiento descrito en la sección 7.1, y la atenderemos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, salvo que exista un deber legal o contractual de conservación.

8. Medidas de Seguridad

FIDEL360 implementa las siguientes medidas para proteger sus datos:

8.1 Medidas Técnicas

• Cifrado AES-256 para datos en reposo.
• Cifrado TLS/SSL para datos en tránsito.
• Almacenamiento seguro en Amazon Web Services (AWS S3).
• Autenticación mediante tokens JWT.
• Encriptación de contraseñas con bcrypt.
• Respaldos automáticos diarios.
• Monitoreo continuo de seguridad.

8.2 Medidas Organizativas

• Acceso restringido basado en roles.
• Auditoría de acciones de usuarios.
• Políticas internas de seguridad de la información.
• Capacitación del personal en protección de datos.
• Acuerdos de confidencialidad con empleados y proveedores.

9. Transferencia de Datos

FIDEL360 puede compartir sus datos personales con terceros en las siguientes circunstancias:

• Proveedores de servicios: Empresas que nos ayudan a operar la plataforma (AWS, Google Cloud, pasarelas de pago).
• Obligaciones legales: Cuando sea requerido por ley, orden judicial o autoridad competente.
• Protección de derechos: Para proteger nuestros derechos, seguridad o propiedad.
• Con su consentimiento: Cuando usted autorice expresamente la transferencia.

Todos nuestros proveedores están obligados a cumplir con estándares de protección de datos equivalentes a los establecidos en esta política.

9.1 Proveedores de Inteligencia Artificial

Algunas funciones de FIDEL360 utilizan servicios de inteligencia artificial de terceros. Estas funciones solo se activan por acción expresa del usuario y, al usarlas, el contenido estrictamente necesario se comparte con el proveedor para su procesamiento:

• Transcripciones: cuando usted graba o sube un audio o video para transcribir, el archivo se envía a proveedores de reconocimiento de voz e inteligencia artificial para convertirlo a texto y, si usted lo solicita, identificar intervinientes, generar resúmenes y mapas conceptuales.
• Asistente Ángela: cuando usted consulta al asistente, sus mensajes y el contexto necesario para responder se procesan mediante modelos de lenguaje de terceros.
• Firma digital con verificación de identidad: cuando un documento se envía a firma, los datos del firmante se comparten con un proveedor especializado de verificación biométrica de identidad, únicamente para validar quién firma y generar la evidencia del acto. Esta verificación es distinta del desbloqueo biométrico del dispositivo descrito en la sección 5.4.
• Comunicaciones certificadas: los envíos de WhatsApp certificado y correo electrónico certificado se procesan a través de proveedores de certificación, que reciben el contenido del envío para emitir la constancia de entrega.

Estos proveedores actúan como encargados del tratamiento y están obligados contractualmente a proteger la información con estándares equivalentes a esta política. FIDEL360 contrata estos servicios en su capa empresarial y los configura para que la información enviada no sea utilizada para entrenar los modelos de inteligencia artificial de los proveedores ni conservada más allá del procesamiento solicitado. FIDEL360 no vende ni cede sus datos a terceros con fines publicitarios.

10. Datos de Google Calendar

Si usted decide conectar su cuenta de Google Calendar con FIDEL360, la aplicación accede únicamente a:

• La lista de eventos de su calendario, para mostrarlos y sincronizarlos dentro del sistema.
• La capacidad de crear, actualizar y eliminar eventos creados desde FIDEL360 en su calendario.

El uso de la información recibida de las APIs de Google se adhiere a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google (Google API Services User Data Policy), incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use). En particular, los datos de su calendario:

• No se venden.
• No se usan para publicidad.
• No se transfieren a terceros salvo para operar la funcionalidad de sincronización.
• Ningún humano los lee, salvo con su consentimiento explícito, por razones de seguridad o por obligación legal.

11. Política de Cookies

El uso de cookies y tecnologías similares, incluidas las herramientas de analítica (Google Analytics) y de medición publicitaria (Píxel de Meta) del sitio web, se rige por nuestra Política de Cookies, que tiene página propia. Allí encontrará qué cookies usamos, con qué finalidad, cuánto duran y cómo puede gestionarlas o eliminarlas desde su navegador.

12. Contacto

Para cualquier consulta sobre esta política o el tratamiento de sus datos personales, puede contactarnos a través de:

12.1 Autoridad de Protección de Datos

Si considera que sus derechos han sido vulnerados, puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC):

• Sitio Web: www.sic.gov.co
• Línea gratuita: 01 8000 910165